Рассмотрим на примере работы в программе 1С-Камин: Зарплата версии 5.0
Для ведения электронной трудовой книжки и последующего формирования отчетности в программе добавлен регистр сведений «Электронные трудовые книжки». Записи в регистр формируются при проведении кадровых документов (Прием, Изменение, Увольнение) и при проведении документа «Запись электронной трудовой книжки».
Иногда возникает ситуация, что при формировании СЗВ-ТД в него попадают данные сотрудника, которые уже были ранее переданы.
В первую очередь нужно понять причины такого поведения программы. Зная причину, мы сможем легко исправить последствия.
Итак, начнем с самого легкого. Убедимся, что в отправленном отчете СЗВ-ТД мы не забыли проставить флажок «Документ принят в ПФР (не редактируется)» и сам отчет «Сведения в ПФ РФ (СЗВ-ТД, СТД-Р) проведен.
Если у нас все так, а мероприятие по-прежнему попадает в новый СЗВ-ТД, разбираемся дальше…
Для ведения электронной трудовой книжки и последующего формирования отчетности в программе добавлен регистр сведений «Электронные трудовые книжки». Записи в регистр формируются при проведении кадровых документов (Прием, Изменение, Увольнение) и при проведении документа «Запись электронной трудовой книжки». При перепроведении документов - запись изменяется, а отмена проведения – запись удаляет.
При создании каждой записи мероприятию присваивается уникальный идентификатор (UUID), который потом передается в ПФР в отчете.
Программа отслеживает действия пользователя, и может так получиться, что этот UUID измениться (мы изменили что-то в документе, дополнили его новыми данными и т.д.). А если изменился UUID, то система уже видит, что мероприятие с таким идентификатором еще не отправлялось в ПФР. И вот уже в новом СЗВ-ТД мы видим повторно эту запись.
06.10.2022 был оформлен прием на работу
При его проведении, данное мероприятие зарегистрировалось в регистре с UUID cc3d9eaa-c1d3-4440-86af-c7e1599277e3
Его можно увидеть, перейдя по ссылке «Электронные трудовые книжки» в верхней части окна документа.
В тот же день мы создали отчет «Сведения в ПФ РФ (СВЗ-ТД, СТД-Р).
В отчете видим у этого мероприятия UUID cc3d9eaa-c1d3-4440-86af-c7e1599277e3
Кнопка «Записать» и закрыли отчет.
Когда ПФР его примет, мы откроем наш отчет, установим флаг «Документ принят в ПФР (не редактируется)» и его проведем.
В регистре «Электронные трудовые книжки» у этого мероприятия появится признак «Отправлено».
Если после этих действий у пользователя возникнет необходимость внести незначительные изменения в первоначальный «Прием», то это может привести к изменению UUID данной записи.
Например, пользователь решил скорректировать сведения о размере аванса или стажа сотрудника. Он отменяет проведение документа «Прием» и вносит изменения в документ. При его повторном проведении в регистре «Электронные трудовые книжки» мы увидим, что признак «Отправлено» снялся, и изменился UUID на ceda0970-09f9-4bd7-a86c-6306e3dbebc8.
Т.е. для программы зарегистрировалось абсолютно новое мероприятие, которое еще не отправлялось в ПФР.
Поэтому, когда мы начнем создавать новый отчет СЗВ-ТД, по кнопке «Заполнить» это мероприятие будет в него вновь попадать.
Наш Сотрудников Сотрудник Сотрудникович решил уволиться. Мы зарегистрировали документ «Увольнение». И в отчете СЗВ-ТД видим оба мероприятия – опять Прием и нужное увольнение.
Как исправить?
Внимание! Дальнейшие действия можно выполнять, только если вы уверены, что внесенные изменения в документе «Прием» незначительные и не влияют на данные, отправленные в ПФР!!!
Включаем режим редактирования записей ЭТК. Для этого переходим в меню Предприятие (Главное) – Настройки Учета – Кадровый учет. Щелкаем посылке «Электронные трудовые книжки», включаем флаг «разрешить редактирование записей ЭТК».
После переходим в карточку сотрудника и по команде «Ещё - Электронные трудовые книжки», расположенной на верхней панели открываем нужный регистр.
Двойным щелчком по нужной записи открываем карточку мероприятия. Вместо указанного там нового UUID ceda0970-09f9-4bd7-a86c-6306e3dbebc8 вносим UUID cc3d9eaa-c1d3-4440-86af-c7e1599277e3 этого мероприятия, который указан у нас в отправленном первоначальном отчете СЗВ-ТД, и проставляем флаг «Отправлена».
Кнопка «Записать и закрыть».
Теперь при создании нового отчета «Сведения в ПФ РФ (СЗВ-ТД, СТД-Р) это мероприятие уже не попадет.
Наша проблема устранена.
При необходимости изменения или отмены уже отправленной в ПФ РФ записи (т.е. была отправлена ошибочная запись) указанный способ не подойдет.
Нужно выбрать меню Кадры – Записи ЭТК, кнопка «Создать» в поле режим работы выбрать «Отмена мероприятия». И это совсем другая история…